علمی

ارتباطات سازمانی

ارتباطات سازمانی رو می توان با نگاه فرهنگی هم بررسی کرد. در این راه و روش محیط داخلی و خارجی سازمان دارای فرهنگی قوی یا ممتاز و تشکیل شده از عناصری چون ارزشا، قهرمانان، آداب و رسوم و شبکه فرهنگی در نظر گرفته می شه. در نگاه فرهنگی به سازمان، توجه به روابط با مشتریان نسبت به ساختار دیوان سالار سازمانی دارای ارزش بیشتریه. در این راه و روش تصویر و هویت سازمانی اهمیت داره.(هرولدکونتز[۱]۱۳۷۰: ۳۳۵)

رابطه سازمانی فرایندیه که مدیران رو واسه گرفتن اطلاعات و رد و بدل کردن معنی با افراد فراوون داخل سازمان و افراد در ارگانای مربوط به خارج از اون سیستم توانا می سازه . شکل های جور واجور ازتباط سازمانی عبارتند از :

رابطه عمومی در سازما ن، رابطه رسمی یا غیر رسمی رابطه عمودی از بالا به پایین با اهداف هدایت، آموزش اطلاع و ابلاغ دستورات مقامات مافوق به زیر دستانه و ارتباطات عمودی از پایین به بالا جهت ارائه گزارش پیشنهاد، ادای توضیحات و در خواستای گوناگونه . در ارتباطات از پا یین به بالا هروقت زیر دست بفهمه مافوق نسبت به پاره ای اطلاعات واکنشی منفی از خود نشون میده، اون وقت در فرستادن اون نوع اطلاعات امساک کرده یا اونا رو کاهش می کنه. در رابطه از بالا به پایین هر گاه مدیران از دادن اطلاعات واقعی و کافی به زیر دستان دوری ک نند اون گاه مرئوسان اعتماد خود رو نسبت به اونا از دست داده و نمی تونن پاسخای درست و درستی به پیامای ارتباطی اونا بدن و این امور باعث تنشایی در سازمان می شه. رابطه رسمی در گروه های کوچیک رسمی شامل شبکه های همه جانبه، چرخی و زنجیره ای هستن. در ارت باط همه جانبه همه اعضا می تونن آزادانه با هم در رابطه باشن . در شبکه چرخی رهبر به عنوان کانون و مرکز این ارتباطات فعالیت می کنه و در شبکه زنجیره ای یه زنجیر فرماندهی رسمی هست . وجود هر کدوم از سه شبکه به هدف گروه بستگی داره . آدما به محض ورود به سا زمان طبق علل جور واجور مانند چیزهای مورد علاقه و سلیقهای مشترک ،همفکریا و همدلیا الفت و نزدیکیا و چیزای دیگه ای به جز اینا با هم رابطه برقرار می کنن و شبکه ارتباطات غیر رسمی رو تشکیل میدن،ارتباطات غیر رسمی در سازمان بعضی وقتا اونقدر پیشرفت پیدا میکنه که رابطه رسمی در اون محو می شه. اگر ارتباطات غیر رسمی با اهداف سازمان در اختلاف باشه در راه رسیدن به این اهداف مشکل بوجود میاره و در جو سازمان تنش بوجود می آورد . هروقت مدیر این جور روابط رو هم جهت با اهداف سازمانی ببینه اون گاه باید از اونا بهره گیرد و هروقت اونا رو مخالف و بازدارنده ببینه اون گاه باید در توقف این جور روابط بکوشد تا بتونه آروم کردن کنه.(صرافی زاده،۱۳۸۹:۸۸)

 

 

مدیر

 

 

معاون
معاون
معاون

 

شکل ۲-۲:زنجیره ارتباطات رسمی

(اسلامی وهمکاران،۱۳۸۹)

۲-۱-۲- فرایندتاریخی بررسی ارتباطات سازمانی

توجه به ارتباطات سازمانی وروابط کارکارکنان به سال ۱۹۲۷برمی شه.درآن سال رتلیسبرگرودیکسون درکارخانجات وسترن الکتریک درزمینه روابط کاری بین رییس ومرئوس مطالعاتی انجام دادندکه بعدا باعث شدبسیاری ازپژوهشگران به مطالعه دراین زمینه بپردازند.این محققان توانستنددراین زمینه نظرات با ارزشی راارائه بدن.ازجمله این نظرات میشه به نظریه های ردینگ درسال۱۹۷۲،گلدهی بر،یتس،پرترولسنینگ۱۹۷۸،جابلین۱۹۸۵وکلی۱۹۸۲اشاره کرد.

کاتس وکان درسال۱۹۸۶وبولدینگ درسال۱۹۷۵برلزوم مطالعه بیشتردرموردارتباطات سازمانی تاکیدنموده وجابلین درسال۱۹۸۵ازاینکه به این موضوع آنطورکه شایسته س توجه نمی شودگله منده.کارل درسال۱۹۷۸درصفحه۳۸گزارش تحقیقی خودچنین میگه:”یقینا نظام ارتباطی ناجور می توانداحتمال نبود تفاهم یادرگیری بین کارکنان راافزایش دهد.(محب علی،۱۳۷۵ :۳ )

 

۲-۱-۳-ارکان اصلی روند ارتباطات

جون کاتر[۲] ارتباطات رو به صورت زیر تعریف کرده : یه فرستنده پیام، پیامی رو از راه وسیله یا ابزاری به گیرنده پیام می فرستد که اون به اون جواب می دهد . در این شکل ساده میشه الگویی به روش گیرنده پیام. الگوی مزبور نشون زیر نشون داد . فرستنده پیام یه رابطه سه بخش اصلی وجود پیام می دهد که در داره. کاملا معلومه که اگه یکی از اونا حذف شه، رابطه برقرار نمی شه. تو یه پروسه رابطه هفت بخش هست

  • فرستنده پیام[۳] یا منبع پیام: شروع کننده ارتباطه. تو یه سازمان، فرستنده پیام کسیه که دارای اطلاعاته و هدف ایشون اینه که اون رو به یک یا چند نفر اطلاع دهد .
  • به رمز درآوردن پیام[۴] : وقتی انجام می شه که فرستنده پیام، اطلاعات رو به صورت یه رشته علامت یا نماد درآورد. به رمز درآوردن پیام از اون جهت لازمه که اطلاعات تنها باید بین یه نفر و نفر دیگه از راه علامت و نشونه مبادله شه .
  • پیام[۵]: اطلاعاتیه که فرستنده پیام اون رو از نظر فیزیکی به صورت رمز درآورده س. پیام ممکنه به هر شکل و صورتی باشه و کس دیگه ای اون رو دریافت و درک کنه.
  • کانال یا مجرای ارتباطی[۶]: وسیله ایه واسه ایجاد رابطه بین فرستنده و گیرنده پیام (مثل هوا واسه انتقال صوت). بیشتر نمیشه کانال ارتباطی رو از پیام جدا کرد.
  • دریافت کننده یا گیرنده پیام[۷]: شخصیه که اندامای حسی اون احساس می کنن که پیام رو گرفتن. امکان داره گیرنده پیام، یک یا چند نفر باشن.
  • از رمز خارج کردن پیام[۸]: فرایندیه که به وسیله اون گیرنده پیام، پیام رو تفسیر می کنه. گیرنده باید اول پیام رو دریافت کنه بعد اون رو تفسیر کنه.
  • بازخورد کردن نتیجه[۹]: راهی داره که در جهت عکس روند ارتباطه که در اون عکس العمل گیرنده پیام به فرستنده پیام داده می شه. بازخورد ممکنه مستقیم و یا به صورت غیر مستقیم باشه.
  • .پارازیت[۱۰]: پارازیت رو میشه دلیلی تعریف کرد که پیام رو دستکاری می کنه. وجود پارازیت ممکنه از فرستنده، وسیله رابطه و یا گیرنده باشه .

 

۲-۱-۴-ابعاد ارتباطات سازمانی

به خاطر مطالعه منظم ارتباطات سازمانی، لازمه کلیه ابعاد مربوط به ارتباطات سازمانی روش زوم بشه تا از پیوند میان اونا، یه معنی کلی که بیان کننده شمای کلی ارتباطات سازمانیه به دست بیاد

. کلا، ابعاد مربوط به ارتباطات سازمانی، سه دسته ان:

۱٫بعد ارتباطی: که خود شامل چهار جزء می شه(میلر[۱۱]،۱۳۸۶)

۱-۱٫ مجاری ارتباطی: آدما به واسطه مجاری ارتباطی، می تونن میان خود رابطه برقرار کنن. مجاری ارتباطی بین افراد در سازمان به سه بخش بیشتر چهره به چهره، کتبی و الکترونیکی طبقه بندی شدن.  ( قلیچ لی و ایمانی پور، ۱۳۸۶)

۱-۲٫سبکای ارتباطی: که ناظر بر نوع رفتار افراد با یه دیگه س و به دو دسته رسمی و غیررسمی تقسیم می شن.(میلر،۱۳۸۶)

۱-۳٫ مسیرهای ارتباطی: که شامل ارتباطات عمودی، افقی و مورب میان افراد سازمان بوده و ناظر بر مسیرای ارتباطیه. (میلر،۱۳۸۶)

۱-۴٫ محتوای ارتباطی: محتوای پیاما و ارتباطات به سه دسته وظیفه ای، اجتماعی و ابتکاری تقسیم می شن. (میلر،۱۳۸۶)

  1. بعد انسانی: جنبه های انسانی رو دربر میگیره و رابطه بین افراد رو تحت اثر قرار میده. این عوامل شامل سه جزءه:

۲-۱ ویژگیای فردی افراد: که خود به ویژگیای ذهنی ادراکی (شرمرهورن[۱۲] ،۲۰۰۶) روحی روانی و جسمی(برکو، ولوین و ولوین[۱۳]،۱۳۸۴) تقسیم می شه

۲-۲٫ویژگیای اجتماعی افراد: که خود به ویژگیای فرهنگی افراد(شرمرهورن، ۲۰۰۶)، طبقه اجتماعی افراد(رضاییان،۱۳۷۹) و اعتبار افراد(فرهنگی،۱۳۸۶) تقسیم می شن. :

۲-۳٫ مهارتای ارتباطی : یه سری از رفتارای هدف دار، به هم در رابطه و متناسب با وضعیت هستن که آموختنی بوده و تحتِ کنترل فرد هستن و شامل مهارتای رابطه کلامی(گفتاری و نوشتاری) ، ارتباطات غیرکلامی (رفتارای صوتی و غیرصوتی) گوش دادن مؤثرو ارائه بازخورد می شه.( برکو و بقیه،۱۳۸۴)

  1. بعد سازمانی: ساختار و محتوای سازمان رو شامل میشه و ارتباطات سازمانی راتحت اثر قرار میده. این عوامل به دو دسته طبقه بندی می شه:

۳-۱٫ ساختار سازمانی: ساختار سازمانی بر این تأکید داره که وظایف چه گونه تخصیص داده شن، چه شخصی به کی گزارش دهد و سازوکارای هم آهنگی رسمی و الگوهای تعاملی سازمانی که باید رعایت شه کدوما هستن؟ ساختار به عنوان یکی از اجزای سازمانی از عناصر پیچیدگی، رسمیت و تمرکز تشکیل شده.(رابینز،۱۳۷۶) عناصر پیچیدگی(تفکیک عمودی، افقی و جغرافیایی) رسمیت و تمرکز ارتباطات سازمانی رو تحت اثر قرار میده.   ( دسلر و فیلیپس[۱۴]،۲۰۰۸)

۳-۲٫ فرهنگ سازمانی: مجموعه عقاید مشترک و ارزشای اخلاقیه که در درون یه سازمان پیشرفت پیدا میکنه و رفتار اعضای اون رو هدایت می کنه(شرمرهورن، ۲۰۰۶) یکی از مسایل اساسی که محققان از جمله هافستد [۱۵] به اون توجه کرده، چگونگی موثر فرهنگ بر رفتار کارکنانه. یافته اصلی بررسی هافستد اون هستش که سازمانا شدیدا تحت اثر فرهنگ هستن. هافستد ابعاد و مقیاسای فرهنگی رو به چهار دسته تقسیم کرده:

  • فاصله قدرت: درجه ای از نابرابری در میان آدما که مردم یه کشور اون رو عادی می دونن.
  • فردگرایی: درجه ای که افراد تو یه کشور بهتر می دونن به جای عضویت در گروه، به صورت فردی عمل کنن.
  • مردخویی: درجه ای که ارزشای مردونه هم چون قاطعیت، رقابت و موفقیت مورد تأکید هستن. در مقابلِ اون، ارزشای زنونه هم چون کیفیت زندگی، روابط شخصی گرم و دوستانه، خدمت رسانی و چیزای دیگه ای به جز اینا قرار داره.
  • دوری از خاطر جمع نبودن: درجه ای که افراد یه کشور موقعیتای ساختاریافته رو به شرایط ساختارنایافته بهتر می دونن(مقیمی، سلیمی و نوری،۱۳۸۵ )
ارتباطات سازمانیمجاری ارتباطی

سبکای ارتباطی

مسیرهای ارتباطی

محتوای ارتباطی

عوامل انسانیویژگیای فردی افراد

ویژگیای اجتماعی افراد

مهارتای ارتباطی افراد

عوامل سازمانیساختار سازمانی

فرهنگ سازمانی

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

شکل ۲-۳: ابعاد ارتباطات سازمانی

(مزروعی وهمکاران،۱۳۸۹)

۲-۱-۵-روند مدیریت وارتباطات

ارتباطات جزءجدایی ناپذیرکارکردمدیریته ومی توان رو به عنوان داده وستاده فرایندمدیریتی درنظرگرفت.وقتی آدم مدیریت می کندبه طورهمزمان رابطه نیزبرقرارمی کنه.لذابسیاری ازنویسندگان به اتکای دوطرفه مدیریت وارتباطات پرداخته ان.

رابطه دوطرفه ارتباطات وفرایند مدیریت رامی توان درمدل روند مدیریت آلبرز(۱۹۸۴)خلاصه کرد: دراجرای روند مدیریت ،رابطه های مشخص ودرعین حال درحال تغییر بایدمیان مدیران وزیردستان برقرارگردد.ارتباطات ازبالابه پایین توصیف شده به وسیله آلبرز،بیشتر”دارای ماهیتی دستوریه. اینجور ارتباطی ممکنه به به طورعمودی ویا به سمت پایین درطول سلسله مراتب جریان داشته باشدیا ممکنه به طورافقی درسازمان ودرامتدادجریان کار گسترش یابد.درهرمورد،مقصودمطلع کردن زیردستان ازانتظارات الان مدیریت درموردعملکرد شغلی ایشانه.مسیربازخوردهم به عنوان جریانی ارتباطی روبه بالا شکل می گیردکه مدیرراازعملکردزیردستان وهرگونه مشکلی که ممکنه رخ دهدآگاه می کنه.(فرهنگی،۱۳۸۳: ۲۲)

مشکلی

 

۲-۱-۵-۱-برنامه ریزی

برنامه ریزی

برنامه ریزی ویژگی بارزشغل مدیریته ومشخص می کندکه به چه اهداف ومقاصدی بایددست یافت.با کمی تامل میشه پی بردکه مدیرقادرنخواهد بودبدون اطلاعات برنامه ریزی کنه ولذا ازطریق فراگردارتباطاته که این اطلاعات دردسترس اونا قرارخواهد گرفت.

۲-۱-۵-۲-سازماندهی

وقتی که مدیرکارسازمان رامیان اعضا تقسیم می کندچنین فعالیتی نیازمند جفت و جور کردن ارتباطات کافی درمیون واحدهای فرعی مختلفه.پس کارکرد سازماندهی مدیرتاحدزیادی به ارتباطات موثر بستگی داره.

۲-۱-۵-۳-هدایت

دست کم نیازهدایت کردن اینه که مدیرباید درمورد انتظاراتش ازعملکرد زیردستان با اونا رابطه برقرارکند.به هرجهت،مدیران موفق بیشتر قادرخواهند بود بسیارفراترازاین کمترین چیزا عمل کنن.اونا با زیردستانشان درزمینه ارزشها،نگرشها،احساسات،تکنولوژی کاروموضوعات بسیاردیگری که می تونه عملکردایشان راتحت تاثیرقراردهد،رابطه برقرارمی کنن.

۲-۱-۵-۴-کنترل

مراحل اصلی کنترل به عنوان یه فرایندکه اندازه گیری،مقایسه،اراده کردن وبازخوریاکنش اصلاحی راشامل می شه،هرکدوم ازاینها حتی درساده ترین موقعیتهای کنترلی ،مشمول ارتباطات وجریان اطلاعات وداده هامی گردند.

اراده کردن

۲-۱-۶-دلایل وضرورت ارتباطات

هنری مینتز برگ عامل ارتباطات رو به عنوان یکی از مهم ترین عوامل در اجرای نقش مدیران بیان می کنه. با قرار گرفتن کانال ارتباطی درست بین مدیر و کارکنان پنج هدف زیر تحقق می یابد:

۱-رهنمودهای مشخصی واسه انجام موفقیت آمیز وظایف به کارکنان ارائه می شه.

۲-   کارکنان از عملیات و روش های سازمان باخبر می شن.

۳-  به کارکنان آموزش داده می شه که به چه دلیل شغل اونا در مجموعه سازمان از اهمیت خاصی برخورداره.

۴-    کارکنان در مورد کارکرد و اینکه کارشون رو چیجوری بکنن و چیجوری پیشرفت حاصل کنن بازخود لازم رو به دست می بیارن.

۵- اطلاعات نیاز به خاطر اطلاع بر هدفهای سازمانی در اختیار کارکنان قرار می گیرد.

۶- از چیزی که گذشت اینجور برداشت می شه که همه وظایفی که مدیر انجام می دهد به ارتباطات موثر بستگی داره .(دان برجس[۲۰]،۲۰۰۲)

وجود ارتباطات موثر و درست در سازمان، همیشه یکی از اجزای مهم در توفیق مدیریت به حساب آمده  به تجربه ثابت شده که اگه ارتباطاتی درست در سازمان برقرار نباشه، گردش امور دچار اختلال و کارهاآشفته می شه. هماهنگی، برنامه ریزی، سازماندهی ،کنترل و بقیه وظایف مدیر بدون وجود سیستم ارتباطی موثر در سازمان قابل تحقق نیس و در غیاب اینجور سیستمی امکان اداره سازمان موجود نخواد بود. در هر سازمانی اطلاعات باید طی یه جریان ارتباطی همیشگی در اختیار مدیر قرار گیرد تا ایشون بتونه با آگاهی به انجام وظایف خود بپردازه. مینتز برگ نقش اطلاعاتی و ارتباطی مدیر رو در سازمان جز اساسی ترین نقشش محسوب کرده. برخلاف این نویسنده، مدیر دارای سه نقش عمده س: نقش ایجاد رابطه بین افراد و اعضای سازمان، نقش جمع آوری اطلاعات، و نقش اراده کردن که در هر سه، محور اصلی انتقال اطلاعاته. اگه به وقتی که صرف انجام هر کدوم از وظایف مدیریت می شه نگاه کنیم،مشاهده می شه که بیشتر اوقات مدیر صرف ایجاد رابطه و انتقال اطلاعات می شه، و همونطور که گفته شد انجام کلیه وظایف به شرط ایجاد رابطه و حصول اطلاعاته.(الوانی،۱۳۸۷: ۱۷۴)

درحقیقت، ارتباطات بستر مبادله اطلاعاته. با در نظر گرفتن نقش روز افزون اطلاعات در سازمانای جور واجور تولیدی و خدماتی،اهمیت ارتباطات مشخص می شه. واسه اینکه مدیران موثر باشن به اطلاعات نیاز دارن و واسه گرفتن اطلاعات، می باید نظام ارتباطی موثر وجود داشته باشه. چستر بارنارد در سال ۱۹۳۸ اینجور میگه:”اولین وظیفه مدیر ایجاد نظام ارتباطی اثربخشه.”(محب علی، ۱۳۷۵: ۵)

۲-۱-۷-سبکای ارتباطات

سبک ارتباطی هر فرد که بر مهارت ایشون دربرقراری رابطه با بقیه دلالت داره، تحت تاثیر عوامل پنج گانه قرار میگیره: دقیق بودن در انتقال پیام، برقرار کردن ارتباطات باز و  دوطرفه، رک بودن و روشنی داشتن، گوش شنوا داشتن، توان برقرار کردن رابطه به صورت طبیعی و غیر رسمی، مشابه سبکای رهبری، چهار سبک ارتباطاات هم استفاده می شن: (رضاییان، ۱۳۸۰: ۴۸۵)

۲-۱-۷-۱-سبک دستوری

هنگام به کار گیری این سبک، پیاما باید روشن باشن چون اندازه توان و تمایل افراد ناچیزه، هنگام به کار گیری سبک تفویضی هم باید از رابطه یه طرفه و پیامای خلاصه استفاده می شه چون افراد توانا، بدون هیچ سختی ای معنی پیام رو در پیدا میکنن.

۲-۱-۷-۲-سبک تشویقی

از سبک تشویقی واسه تغییر نگرشا و افکار عمومی در مورد سازمان استفاده می شه. این سبک در خیلی از سازمانای تجاری، سیاسی و مذهبی استفاده کرده می شه. ارسطو در کتاب معروف خود با عنوان سخنوری، سه عامل “فرستنده یا منبع”، “پیام”و “مخاطب” رو روش زوم می کنه.

 

 

۲-۱-۷-۳-سبک حمایتی

از سبک حمایتی واسه ایجاد شناخت و ایجاد تفاهم و ایجاد روابط موافق میان افراد استفاده می شه، در واقع این نوع ارتباطات واسه دوری از “موضع دفاعی” برقرار می شه. اخذ موضع دفاعی، چه از طرف فرستنده پیام و چه از طرف گیرنده پیام، تاثیر ارتباطات رو ضایع می کنه، چون آدمایی که با پیش داوری و موضع دفاعی با پیام برخورد می کنن نمی تونن محتوای پیام رو به طور کامل و درست  دریافت کنن. هنگام ایجاد رابطه حمایتی، مدیر باید به توصیف موضوع بپردازه، موضوع خاصی رو مهم بدونه، و ضمن انعطاف پذیری، مسئولیت کامل گفته های خود رو بردوش بگیره.

۲-۱-۷-۴-سبک تفویضی

در سبک تفویضی یا واگذاری، مدیر یا رئیس مسئولیت خود رو به زیردستان واگذار می کنه و نقش حمایتگری به خود گرفته و بهتر می دونه تا بیشتر از طرف بقیه کمک شه و به نقطه نظرات بقیه (مخاطبان) اهمیت زیادی میده.

۲-۱-۸-اصول مدیریت ارتباطات

۲-۱-۸-۱-اتحاد و هم جهتی ارتباطات

سازمانا به پیامایی جهت ساز و کامل نیاز دارن تا کارکنان رو با اهداف سازمانی هم جهت کرده و پیوند دهد. فعالیتای ارتباطی در سازمان باید هماهنگ و موافق با سیاستای سازمانی بوده و ارتباطات سازمانی رو به شکل یه سیستم هدف دار و مربوط به بقیه سیستمای منابع انسانی مدیریت کنه. این نقش روی کسب وحدت و انسجام تمرکز داشته و به طور گسترده با خلق یکرنگی و برابری در سازمان رابطه داره.

۲-۱-۸-۲-توجه به تامین نیازای ارتباطاتی کارکنان

سازمانا توجه به تامین نیازای ارتباطاتی کارکنان سازمان و موازنه میان اون و بقیه نیازای اونا رو به عنوان دلیلی اساسی و موثر در نگهداری و انگیزه کارکنان تلقی کرده و با شناخت ابعاد جور واجور نیازای کارکنان در این مورد و موشکافی اون، اهداف و اقدامات نظام مندی رو واسه تحقق اون تعریف و اجرا می کنن.

موشکافی

۲-۱-۸-۳-جریان اطلاعات لازم در سرتاسر سازمان

سازمانا گردش داخلی اطلاعات(پیاما) رو در سرتاسر مرزهای افقی و عمودی سازمان مدیریت کرده و از این روش اطمینان پیدا میکنه که کارکنان از واقعیتای سازمانی آگاهی داشته و اونا رو دنبال می کنن. از راه اطلاعات(پیاما)، سازمان می تونه اهداف خود رو تسهیم کنه، روش هدف دار رو بوجود بیاره، اراده کردن کنه و رفتارها رو کامل و ترکیب کنه. نقش اطلاعاتی ارتباطات داخلی بر جریان دائمی اطلاعات نیاز به خاطر توانمندسازی سازمان واسه کسب اهداف فردی و سازمانی دلالت داره.

 ۲-۱-۸-۴-ارتباطات وهماهنگی در سازمان

روند موثر و کارای تولید اجناس یاخدمات لازمه همکاری و مشارکت کارکنان و واحدهاییه که با هماهنگی همدیگه و به شکلی شبیه فعالیت می کنن . کاملا معلومه هماهنگی بین فعالیتای اعضا و واحدهای یه سازمان (فقط از راه ارتباطات موثر ممکن می شه.

۲-۱-۸-۵-مشارکت عمومی کارکنان و مدیران در ایجاد ارتباطات موثر

ارتباطات مسولیت هر فردی درسازمانه از مدیران ارشد گرفته تا پایین ترین سطوح عملیاتی  همه باید به ارتباطات واثربخشی اون توجه کنن .جریان ارتباطات تو یه الگوی باثبات  رابطه رو تنظیم و قابل پیش بینی می کنه و به کلیه کسائی که درفرآیند رابطه مشارکت می کنن احساس امنیت واطمینان خاطر می بخشه.

۲-۱-۹-خصیصه های ارتباطات موثر

بررسیا نشون میده که بین ارتباطات موثر و کارکرد موفقیت آمیز رابطه معنا داری هست .هر اقدام مدیر در برگیرنده ارتباطاته . بهترین تفکر ، خلاقترین و بدیعترین ایده یا عالی ترین نقشه راهبردی بدون استفاده ازعنصر ارتباطات عقیم می مونه . از این رو،مدیران در بخش مدیریت منابع انسانی همیشه نیازمند مهارتای ارتباطی موثر هستن . انتقال مفاهیم ومعانی ودر مفهومی گسترده تسهیم تجارب از جمله دیدگاه های جدیدی هستن که در میدون ارتباطات بستر مناسبی رو واسه تقویت مهارتهای ارتباطی مدیران و امکان رهایی اونا از گرداب مشکلات پشت سر هم جفت و جور میسازندوامکان عمل،تغییر، مبادله و حرکت رو آماده می کنن. خصیصه های ارتباطات موثر ر ا میشه در موارد زیر خلاصه کرد:(عباس پور،۱۳۸۴: ۲۶۶)

–  به تعهد مدیریت عالی منجر می شه.

–  برنامه ریزی شده ،سنجیده وروبه ترقیه.

– از الگوی نظام گرا پیروی می کنه وبه طور منظم زمانبندی شده.

– قابل اعتماد و موثقه و از منابع اطلاعاتی مطمئن الهام میگیره.

– انعطاف پذیری لازم رو داره.

– با دقت ،وقت و پول کافی واسه اون صرف می شه.

– واسه همه عامل های انسانی و شرکت کنندگان در روند ارتباطات قابل فهم و درکه.

– به اندازه کافی مطبلوبیت کلازم رو دارن.

– در قبال بازخور آمادگی لازم رو داره.

– از طر یق برنامه های آموزشی پشتیبانی می شه.

– از محتوای غنی برخورداره و به شکل دو طرفه ردوبدل می شه.

– قبل از انتخاب رسانه به محتوای پیامپ توجه داره.

۲-۱-۱۰-مشکلات ایجاد رابطه موثر

وجود اختلالاتی در روند ارتباطات ،به عنوان یکی از مشکلات کلی در ایجاد ارتباطی مناسب و موثر به حساب میاد، چون مشکلات می تونن در انتفال و دریافت درست یه پیام نقش زیادی داشته باشن. آگاه کردن مدیران نسبت به این مشکلات می تونه نقطه شروع خوبی هم جهت با بهبود و ارتقای روند ارتباطات باشه. چهار مانع کلی در مورد رابطه موثر وجوددارد :(فرهنگی ،۱۳۸۴: ۴۴۹)

۲-۱-۱۰-۱-مشکلات فرایندی

به هنگام انتقال پیام ، مشکلات موجود در هر کدوم از عوامل فرایندی قادر ند تا تحریفاتی رو در معنا و مقصود اون پیام ایحاد کنن ، تلاش جهت کاهش این مشکلات چیزی ضرورویه اما باید به این موضوع توجه داشت که تنوع موجود در نیروی کار ، می تونه مشکلات زیادی رو در این مورد به همراه داشته باشه.

– مانع فرستنده ؛ یکی از مشتریا از نماینده سرویس دهی  به مشتریان ، اطلاعات اشتباه دریافت می کنه.

– مانع رمز گذاری؛ واسه کارمندی که زبون انگلیسی زبون اصلی اونمی باشه ، توضیح  این موضوع که به چه دلیل تحویل کالا با تاخیر انجام شده ، کار مشکلی خواد بود.

– مانع پیامی ؛ یکی از کارمندان ، جلسه ای رو به واسطه اینکه هیچ اظلاعی از زمان تشکیل اون نداره ؛ ازدست می ده.

– مانع واسطه ای ؛ زمانیکه مشتری سه تلفن قبلی رو جواب نمی ده ؛ فروشنده به تلاش خود جهت ایجاد تماس با اون مشتری پایان می ده.

– مانع کد گشایی: کارمند نمی دونه چیجوری به در خواست مدیر بر اساس توقف رفتار “خشن پشیمون “

جواب دهد.

– مانع گیرنده ؛ دانشجویی که طی سخنرانی مشغول صحبت با دوست خود بوده ، سوالی از  استاد می پرسد که قبلا مشابه اون به وسیله دانشجوی دیگری پرسیده شده بود.

– مانع بازخوردی ؛ وقتی که مصاحبه گر هنگام مصاحبه سر خود رو تکون میده ، فرد مصاحبه شونده تصور می کنه پاسخی که به سوالات می ده مهمه.

۲-۱-۱۰-۲-مشکلات شخصی

مشکلات شخصی زیادی در ارتباطات هست . اینجا به هشت مانع رایج اون می پردازیم .

– توانیی فرد ؛ اولین مانع به توانایی خود افراد در ایجاد ارتباطی موفق و موثر برمیگرده.

– تفسیر و پردازش اطلاعات ؛ دومین مانع ، روش افراد در تفسیر و پردازش  اطلاعاته . افراد ازچارچوبای مرجعی و تجربه ای متفاوتی جهت تعبیر و تفسیر دنیای دور و بر خود بهره می گیرن.

– سطح اعتماد ؛ سومین مانع سطح اعتماد میان فردیه که بین افراد وحود داره. وقتی که آدما به همدیگه اعتماد ندارن ، رابطه بیشتر مستعد اون میشه که در برابر دستکاری قرار گیرد.

– پیش داوری و کلیشه سازی ؛ چهارمین مانع , پیش داوری و کلیشه سازیه . اینموانع می تونه شدیدا اون چه رو که از بقیه دریافت می کنیم ،دستکاری کنن .

– مهارت شنیداری : ششمین مانع اشاره به مهارتای ضعیف شنیداری داره.

–  گرایش ذاتی به آزمایش پیام :هفتمین مانع ، گرایش ذاتی به آزمایش پیام یا قضاوت در مورد اون هستش . هممون تمایل داریم تا پیاما رو از دیدگاه یا چارچوب منبع شخصی خود آزمایش کنیم . گرایش به آزمایش پیاما وقتی به حد اعلای خود می رسه که یه فرد احساسات یا احساسات قوی نسبت به موضوع مورد بحث داشته باشه.

 

۲-۱-۱۰-۳- مشکلات فیزیکی

فاصله موجود میان کارمندان می تونه تاثیر ارتباطات رو تخت تاثیر بذاره. درک کردن شخص که از فاصله بسیار دور با شما صحبت می کنه ، کار سختیه.

۲-۱-۱۰-۴-مشکلات معنایی

معنا شناسی به معنی بررسی ومطالعه کلماته .مشکلات معنایی اون هنگام رو می گردن که اشتباهاتی در کار کدگذاری یا کد گشایی اتفاق افتاده باشه. چون این مرحله از روند ارتباطات بیشتر به انتقال و دریافت علایم وکلمات می پردازه . حالا به این جمله توجه  کنین ؛ (جرم و جنایت در  همه جا حاضره) .  راحت تر نیس بگیم ؛( جرم و جنایت همه جا هست ) انتخاب دقیق و درست کلمات آسون ترین روش جهت کاهش مشکلات معناییه.

۲-۱-۱۱-چرخه مدیریت ارتباطات داخلی

توالی فعالیتای مدیریت ارتباطات داخلی سازمان ، چارچوبی ارائه میده که از راه اون ، درک بهتری از اون چیزی که باید انجام شه، چگونگی انجام اون و اون چیزی که باید انجام بشه ،به نمایش میذاره . سازمانهای سرآمد فعالیتهای ارتباطی خود رو به شکل چرخه بهبود دائمی دنبال می کنن.

شناسایی نیازای ارتباطی

کارکنان

 

  تعیین اهداف و                                      مدیریت ارتباطات                                                    تجزیه وتحلیل وتامین

 برنامه های ارتباطی                                 داخلی سازمان                                                   نیازای ارتباطی کارکنان

                                                                

                                                                طراحی و قرار گرفتن کانالای                                                                                                                                                                                                                                                                                 

                                                   ارتباطی متناسب بااهداف

شکل ۲-۴:  چرخه مدیریت ارتباطات داخلی

[۱] Harold kontez

[۲] John kotter

[۳] Sender

[۴] Encoding

[۵] Message

[۶] Channel

[۷] Receiver

[۸] Decoding

[۹] Feedback

[۱۰] NOISE

[۱۱] K. Miller

[۱۲] J. R. Schermerhorn

[۱۳] R. M. Berko; A. D. Wolvin & D. R. Wolvin

[۱۴] G. Dessler & J. Philips

[۱۵] Hufsted

[۱۶] planning

[۱۷] organizing

[۱۸] leadin

[۱۹] control

[۲۰] Don Burgess

[۲۱] Communicatin style

[۲۲] Telling style

[۲۳] Persuading style

[۲۴] Support style

[۲۵] Delegation style

[۲۶] Communicatin integration

[۲۷] – effective communication

[۲۸] -processing barriers

[۲۹] – personal barriers

[۳۰] – physical barriers

[۳۱] – meaning barriers