متفرقه

چگونه هوشمندانه کار کنیم؟

سپتامبر 20, 2019

work-smarter

واسه استفاده بهینه از تموم ظرفیت تون در طول روز باید یاد بگیرین که چیجوری کارا رو به صورت هوشمندانه انجام بدین.

به گزارش آلامتو و به نقل از زومیت؛ خیلی از مردم هر روزه درگیر تقلا و درگیری و تلاش کردن هستن. خبر خوب چیه؟ اگه شما این ۱۵ راه علمی واسه افزایش کارایی رو تو زندگیتون اجرایی کنین تقلا کردن و درگیری ها از بین میرن.

۱. زمان کاریتون رو بررسی کنین

بررسی ساعات کاری به شما این امکان رو می دهد تا فهمیده باشین روی هر کاری چه اندازه زمان می گذارید و از این روش باعث افزایش کارایی شما می شه. این کار می تونه عامل نوشتن و یا ایمیل زدن باشه، پیگیری ساعات واسه همه ی کار ها باید مشابه انجام شه. هم اینکه از این روش متوجه میشین که چه مقدار زمان رو به هدر می بدید. تموم زمان هایی که به هنگام دریافت یه اعلان تلفن همراهتون رو چک می کنین محاسبه کرده اید؟

محقق ها کشف کرده ان افراد مشخصی که از قدم شمار استفاده کرده ان به طور میانگین هر روز دست کم ۱ مایل بیشتر راه می روند. این کار هم اینکه باعث می شه که کلا فعالیت هاشون تا ۲۷ درصد زیاد شه.

صد ها شرکت هست که به کار گیری وسیله ها جور واجور مثلا ساعت های تایمر دار و جدول زمان بندی یا سیستم های خودکار پردازش بخش های اصلی کار رو پیشنهاد میدن. شما می تونید در عامل نوشتن، مدیریت پروژه، مشارکت در سخنرانی ها ، وارد کردن لیست حقوق در نرم افزار و موارد دیگه سریعتر شید. پیشنهاد می شه یه تقویم مناسب انتخاب کنین تا در این کار به شما کمک کنه.

به هر حال، پیدا کردن بهترین وسیله واسه بررسی و پیگیری ساعات کاری ممکنه کمی سخت باشه.

۲. هر ۹۰ دقیقه کار رو رها کنین

اگه شمام موند بیشتر مردم باشین، شاید در صبح روزی که می خواهید به سفر برید در حال جواب دادن به ایمیل ها هستین. ممکنه هروقت که در استراحت هستین در حال تلفن جواب دادن باشین، با این روش شما بدون معطلی در حال کار کردن هستین. برابر با عقاید قدیمی این وضعیت یه اتفاق غیر عادی نیس. اما، ما قصد کار کردن به این روش رو نداریم.

بدن وذهن ما از یه چرخه ی روزانه پیروی می کنه که به اون ریتم شبانه روزی می می گن. تغییرات فیزیکی، ذهنی و رفتاری هست که از چرخه ی جور واجور ۲۴ ساعته تاثیر می پذیرن. این تغییرات از پایهَ در جواب به روشنایی و تاریکی موجود در محیط زیست به وجود میاد.

ریتم مشابهی واسه الگوی خواب هم هست که پیرو ریتم طبیعته. ما هر ۹۰ دقیقه مراحل چرخه ی خواب عمیقمان تغییر می کنه. به این جور که اول خواب سبک، بعد رویایی و خواب آرومی که همراه با حرکات سریع چشمه ایجاد می شه.

با در نظر گرفتن تحقیقات در مورد کارایی متوجه می شیم که دائم و بی معطلی کار کردن واسه ۸ ساعت بر خلاف سیستم طراحی شده ی بدن ما هستش. چرخه ی بدن ما با ریتم اولترادیان ( سیکل خواب که تشکیل شده از ۵-۶ چرخه س) مطابقه. یعنی، مغز می تونه به مدت ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه بر موضوعی تمرکز کنه و بعد از اون به استراحت نیاز داره.

موضوعات بیان شده دلیل این پیشنهاد رو بیان می کنن که روز کاریتون رو تقسیم به قسمت های ۹۰ دقیقه ای بکنین. این تغییرات شما رو در شرایط و موقعیتی قرار می دهد تا بیشترین کارایی رو به دست بیارین.

۳. خواب ظهرگاهی داشته باشین

بله. درست فهمیدین. تحقیقات نشون داده که ۲۰ دقیقه خواب در بعد از ظهر می تونه کیفیت کار شما رو بالا ببره. مقدار کمی خواب ظهرگاهی شما رو دوباره پر انرژی و سرحال می کنه و باعث تجدبد قوای ذهن و بدنتون می شه. هم اینکه خواب ظهرگاهی باعث می شه تا احساس آرامش بیشتری داشته باشین و با کم شدن خطر هایی مانند حمله ی قلبی طول زندگی شما رو افزایش می دهد.

به خاطر همین تعجبی نداره که شرکت هایی مانند گوگل، بخش انرژی (یا بخش خواب) به محیط کاری خودشون اضافه کرده ان.

۴. در نور طبیعی کار کنین

مطالعاتی در دانشگاه Northwestern با در نظر گرفتن علم عصب شناسی نشون داده که رابطه ی قوی بین اندازه در برابر روشنایی روز قرار گرفتن در محل کار و خواب، فعالیت و کیفیت زندگی کارمندان اداری هست.

این تحقیقات مشخص کرد کارمندانی که در نور طبیعی کار می کنن به طور میانگین هر شب ۴۶ دقیقه بیشتر می خوابند. این افراد، سالم تر و مفیدتر می خوابند و کیفیت زندگیشون نسبت به کسائی که در این شرایط نیستن بالا می رود. کارمندانی که در مکان هایی با پنجره ی کمتر کار می کنن در امتحان های مربوط به مشکلات فیزیکی و کیفیت زندگی امتیاز کمتری به دست آوردن. هم اینکه ثابت شد کسائی که در برابر نور طبیعی روز نیستن خواب کم کیفیت تری دارن.

در واقع این تحقیقات از ریتم شبانه روزی بدن ناشی می شه. در نتیجه، تعجب آور نیس که نور طبیعی می تونه بر افزایش کارایی و سطح انرژی اثر داشته باشه.

اگه در محیط کاریتون پنجره وجود نداره چیکار باید کرد؟ یه راه حل سریع و راحت خرید یه لامپ با روشنایی طبیعیه. اگه تاثیر مورد نظرتون رو نداشت، راه حل ایجاد جنب و جوش در کارتون رو سبک سنگین کنین یا در جایی که بتونین در روشنایی و نور روز زیر آفتاب باشین کار جدیدی پیدا کنین .

۵. سرعت اینترنتتان رو آزمایش کنین

یه گروه پژوهشگر در بوستون، در مقاله ای در مجله ی واشنگتون منتشر کردن، شهر هایی که اینترنت پر سرعت تری دارن، کارایی بیشتری دارن. هم اینکه گزارش ها نشون داد شهر هایی که اینترنت با سرعت بالاتر دارن به ازای هر نفر تولید ناخالص داخلی بیشتری هم دارن. این تحقیقات با بررسی و مقایسه با شهر هایی که اینترنت پر سرعت نداشتن صورت گرفته.

ممکنه پیش پا افتاه به نظرتون برسه. اما وقتی که سرعت اینترنت زیاده پی میبرین که چقدر باعث پیشرفتتون می شه. شاید به انتظار واسه بارگیری صفحان اینترنت عادت کرده اید.

شما می تونید از وسیله های تست سرعت استفاده کنین تا متوجه اندازه سرعتی که حالا استفاده می کنین بشوید. این تست ها رو می تونید از شرکت اینترنتی کنونیتان دریافت کنین. هم اینجور می تونید از وسیله های آزمایش سرعت اینترنت استفاده کنین. با کمک این تست ها می تونید فهمیده باشین چه سرعتی واسه اتصال شما به اینترنت مناسبه.

۶. محیط بیرون رو به داخل بیارین

تحقیقات نشون داده که بعد از گذروندن زمان در فضای باز و طبیعت به طور خاصی می تونیم کاراتر باشیم. قرار گرفتن در محیط پر از صخره و درخت می تونه واسه خلاقیت و کارایی ما محرک و الهام بخش باشه؛ اما بدیش اینه، همه ی ما نمی توانیم هر روز به محیط باز بریم.

واسه جفت و جور کردن این شرایط دور و برتون، با قرار دادن چند گیاه طبیعت رو به داخل بیارین. گیاهان شادی و کارایی رو زیاد می کنن و هم اینکه استرس رو کاهش میدن. ممکنه این اتفاقات به خاطر این باشه که گیاهان ماده ی شیمیایی منتشر شده در هوا رو می تونن کم کنن.

۷. شب قبل واسه روزتون برنامه ریزی کنین

برنامه ریزی کار روزانه به شما این امکان رو می دهد تا کارتون رو براساس هدف های حقیقی خودتون برنامه ریزی کنین. شما می تونید این اهداف رو یادداشت کنین تا در ساعات اولیه ی روز به اون ها بپردازید.

وقتی که شما توانایی وفادار بودن به اهدافتون و انجام دادن اون ها رو داشته باشین، احساس بهتری دارید. انجام دادن اهدافتون در آخر شما رو تبدیل به فردی فعال تر و مفیدتر می کنه.

جفت و جور ی یه برنامه اضطراب رو کاهش می دهد و در فکرتون فضای خالی ایجاد می کنه.

تحقیقات نشون دهنده اینه وقتی که برنامه ی مخصوص و مشخصی جفت و جور می کنین، رفتار ها و عملکردتون به اجرای برنامه تمایل پیدا می کنن. این تصور که شما تنها می تونید به برنامه فکر کنین و هیچوقت اجرایی نمی شن رو از خودتون دور کنین. یه تحقیق از شرکت کنندگان دعوت کرد تا ۲ روز بعد از کریسمس یه گزارش در مورد این که چیجوری تعطیلاتشان رو گذرونده ان بنویسن.

از یه گروه خواسته شد تا مشخص کنن کجا، چه وقتی، و چیجوری می خواهند گزارششان رو بنویسن. گروه کنترل از بقیه شرکت کننده ها هم خواست تا گزارش جفت و جور کنن ، اما برنامه ای واسه چگونگی ی جفت و جور ی گزارش به اون ها نداد.

از شرکت کننده هایی که برنامه جفت و جور کرده بودن، ۷۱ درصد گزارششان رو به محققان تحویل دادن. در مقابل اون ها تنها ۳۲ درصد از کسائی که برنامه ای جفت و جور نکرده بودن گزارششان رو برگرداندند.

۸. خوشحال باشین

سونیا لیبومیرسکی، یکی از مدیران تحقیقات در مورد شادی، این موضوع رو در کتاب «چگونگی خوشحالی» توضیح داد:

«به طور خلاصه، در تموم قلمروی زندگی، به نظر میاد خوشحالی و خوشحالی و راضی بودن یافته های مثبت بسیاری واسه ما داره. در روند ی خوشحال تر و خوشحال و راضی تر بودن، ما تجربه های لذت بردن، قناعت، عشق، سربلندی و غرور خودمون رو افزایش می بدیم. شادی هم اینکه بر جنبه های دیگری از زندگیمون هم تاثیر داره مثلا سطح انرژی، سیستم ایمنی بدنمون، مشغول بودن با کار و مردم دیگه و سلامت جسمی و ذهنی رو افزایش می بدیم.»

براساس یه تحقیق از دانشگاه وارویک هم کشف شد خوشحالی باعث می شه که کارایی تا ۱۲ درصد زیاد شه. یکی از محققان، دکتر ایگنو پروتو می گوید: «الگوی مشخصی واسه ۴ آزمایش جور واجور در نظر گرفته شد و ما نشون دادیم که افراد خوشحال تر، فعال تر و کارا تر هستن. این تحقیق می تونه یه رهنمود واسه مدیریت شکل های جور واجور سازمان ها رو جفت و جور کنه. هدف، تلاش واسه ایجاد محیط کاری مهیج و سلامت واسه کارکنانه.»

اگه می خواهید خوشحالی و رضایتتان رو زیاد کنین، با مسائل اساسی و پایه ای شروع کنین، مثلا، از خودتون مراقبت کنین. این کار شامل ورزش کردن، تفکر و عبادت کردن و خوردن غذاهای سالم می شه. شروع به بیان قدر دانی و توجه به خودتون بکنین و با آدم های خوشبین دوستی داشته باشین.

۹. از خبر ها دوری کنین

ما در جهانی زندگی می کنیم که به وسایل مختلفی دسترسی داریم و این وسایل ما رو با اخبار بمب باران می کنن. ممکنه تمایلی به شنیدن اخبار خاصی که هم حالا می شنوین نداشته باشین. جو گاسکونیگن به این مشکل پرداخته و توضیح می دهد که عموماَ اخبار جنبه ی منفی دارن. نسبت خبر ها ی بد به خبر های خوب حدودا ۱۷ به ۱ه. با در نظر گرفتن نکته ی قبلی، خوشحالی بر کارایی تاثیر گذاره، رد کردن و از قلم انداختن خبر ها می تونه به شما کمک کنه.

استفاده ی همیشگی از این اطلاعات ناسالم می تونه بر خلق ما تاثیر بزاره و از پیشرفت و بهتر شدنمون جلوگیری می کنه.

مثلا، به جای بررسی خبر ها به صورت متناوب، می تونید به باشگاه ورزشی برید، به قوی کردن یکی از مهارت هاتون بپردازید، یا کتابی بخونین که واسه بیشتر شدن کارایی و خوشحالیتان به شما الهام می دهد.

۱۰. به همراه دوستتون تفریح کنین

تحقیقات جامعه شناسی کشف کرده کارمندانی که در محیط کاری زمان نهارشان رو با بقیه می گذرونن حدودا ۳۶ درصد در طول هفته فعال تر هستن. هم اینکه برابر با تحقیقاتی مشابه فهمیدن که همین افراد ۳۰ درصد کمتر مضطرب می شن. تا جایی که در سال بعد که شرکت کادر کاریش رو کامل کرد بود، سطح استرس کم تر شده بود.

یعنی می توان گفت کسائی که فعال تر و کاراتر هستن و استرس کم تری دارن همون کسائی هستن که شخصیت اجتماعی تری دارن.

اجتماعی بودن به پاک سازی ذهن و کاهش فشار کمک می کنه.

حرف زدن با بقیه به ما این شانس رو می دهد تا نسبت به مشکلات یا کار ها بینش پیدا کنیم. شرکت هایی مانند گوکل از فضای کاری باز استفاده می کنن. در این سبک از فضای کار، کارمندان در طول روز با یه دیگه هم کاری و تعامل دارن.

اگه شما در خونه و یا جداگونه کار می کنین، چند نفر از دوستانتون رو دعوت کنین و با اون ها نهار بخورین.

۱۱. یوتیوب رو بررسی کنین

بله! حقیقت داره! یه مطالعه در دانشگاه ملبورن پیشنها می دهد که تعویق انداختن بین کار می تونه به درد بخور باشه. دکتر برنت کوکر فهمید کسائی که در اینترنت گشت می زنند از کسائی که این کار رو انجام نمی بدن کارایی بیشتری دارن.

کوکر می گوید: «آدم ها نیاز دارن تا مقدار کمی از موقعیتی که دارن خارج شن تا تمرکزشون رو بر گردونن». این تحقیقات کشف کرد آدمایی که زمانشان رو روی سایت هایی مانند یوتیوب می گذارن با انگیزه تر هستن. آدمایی که مدت زمان معقولی رو صرف این کار می کنن تا ۹ درصد کارایی بالاتری دارن. و کسائی که از امتیازات یوتیوب استفاده نمی کنن به اندازه ی اون ها فعال و موثر نیستن.

می تونید از یوتیوب واسه دیدن فیلم هایی که شما رو می خندانند استفاده کنین یا حتی فیلم های آموزشی ببینین که به شما کمک کنن تا مفیدتر باشین. البته ممکنه که مدیران فیلم های آموزشی رو به فیلم های طنز ترجیح بدن.

۱۲.دمای فضای کاری رو کاهش و تنظیم کنین

محققین فنلاندی کشف کرده ان که کارایی در دمای بین ۶۸.۹ درجه و ۷۱.۶ درجه ی فارنهایت، یعنی دمای ۲۱ تا ۲۲ درجه ی سانتی گراد، افزایش می یابد. این تحقیقات در دانشگاه فنی هلسینکی، آزمایشگاه های دما و وضعیت هوا انجام شد.

بخش تکنولوژی آزمایشگاه ملی محیط زیست لاورنس برکلی هم با تحقیقات دانشگاه فنلاند هم نظره. و هم اینجور فهمیدن بیشترین کارایی در نزدیکی دمای ۷۱.۶ درجه ی فارنهایت اتفاق می افتد.

یه تحقیق دیگه اعلام می کنه کارمندانی که سردشونه بیشتر اشتباه می کنن. اشتباهات بیشتر می تونه هزینه ی هر ساعت کاری کارمندان رو تا ۱۰ درصد زیاد کنه. خودتون رو گرم کنین، اشتباهات تایپ تا ۴۴ درصد کاهش می یابد و سرعت تایپ کردنتون تا ۱۵۰ درصد افزایش می یابد.

۱۳. وسایل غیر لازم رو از دور و برتون خط بزنین

محققان در هیئت علمی دانشگاه عصب شناسی پرینستون در مورد تاثیر به هم ریختگی بر کارایی تحقیق کردن. اون ها فهمیدن که به هم ریختگی خیلی زیاد باعث می شه فعالیت مغز کاهش پیدا کنه. مغز شما بیشتر از اندازه با بی نظمی ها گیج می شه و این موضوع مانع توانایی شما واسه انجام کار های بیشتر می شه.

چند بار تا الان مجبور شدین کارتون رو متوقف کنین تا به دنبال ابزاری که به اون نیاز دارین بگردین؟ وقتی که وسیله ی مورد نظرتون رو پیداکردید چقدر زمان برد تا دوباره به کارتون برگردین؟

محل کارتون رو تمیز و سازمان دهی شده نگه دارین. همیشه وسایل رو به جایی که به اونا تعلق داره برگردونین.

بی نظمی ذهنی هم مانع به درد بخور و موثر بودنه. جون سارواتاری یکی از پر فروش ترین نوشته ها رو در مورد بی نظمی ذهن نوشته. ساراواتاری پیشنهاد می دهد هر صبح یا غروب لیستی از کار هایی که می خواهید انجام بدین جفت و جور کنین. هم اینکه پیشنهاد می کنه این لیست رو در اولویت بذارین، و بعد بازتابش رو بررسی کنین و دوباره اون رو سازمان دهی کنین. اگه نتونستید همه ی وظایف یه روزتون رو انجام بدین، این کار به شما امکان رو می دهد که «هر چیزی در ذهنتون جایگاه مخصوص خود رو داشته باشه و وقتی به سراغ اون کار می روید که آمادگی انجام دادنش رو دارین».

۱۴. وظایف رو تک تک انجام بدین

دورا زک، نویسنده ی کتابی در مورد ی تک کاری به نام «با انجام دادن یه کار در زمان کار های بیشتری انجام بدین»، توضیح می دهد: «مغز نمی تونه تو یه لحظه در ۲ جا باشه، پس کاری که مردم به عنوان چند وظیفه انجام میدن در واقع همون چیزیه که در علم عصب شناسی به اون عوض کردن جریان وظایف می می گن، یعنی با سرعت و همیشگی بین وظایفی که باید انجام بدیم جلو و عقب می رویم».

زک تذکر می دهد، تغییر کار، نه فقط کارایی رو تا ۴۰ درصد کاهش می دهد، بلکه باعث کوچیک شدن مغز هم می شه. اون می گوید: «وقتی که با تغییر کار و وظایف پشت سر هم بار اضافی واسه مغزتون ایجاد می کنین، در واقع باعث کوچیک شدن و از بین رفتن سلول های خاکستری مغزتون می شید».

مطالب بالا به این معنیه که مغز و بدن ما باید تو یه جا و زمان مشخص بر یه موضوع تمرکز کنه، شما می تونید واسه شروع مسائلی که باعث حواس پرتی می شن رو خط بزنین؛ مانند خاموش کردن صدا های تکرار شونده و تقسیم بندی ایمیل های کاری. هر مسئله ای که باعث حواس پرتی می شه رو بنویسین تا بعدا بتونه به اون ها رسیدگی کنین، و حدود ۱۵ دقیقه اون ها رو خط بزنین تا بتونین در آرامش فکر و عمل کنین.

۱۵. به موسیقی گوش بدید

سر و صدا می تونه موجب حواس پرتی شه. اما، صدای درست و مناسب قدرت این رو داره که کارایی رو زیاد کنه. موسیقی به طور منظم می تونه به ایجاد دقیق شدن و فوکوس کردن وتوجه موقع انجام کار های تکرار شونده کمک کنه. اما جه نوع از موسیقی این توانایی رو داره؟ یه برنامه ی عالی به نام [email protected] یه لیست از موسیقی های به درد بخور که باعث افزایش مدت زمان توجه شما به یه موضوع و بالا بردن تمرکز عمومیتان می شه رو در بر داره.

چیجوری سلامت روحی خود رو افزایش بدیم؟

چیجوری با انگیزه کار کنیم؟

زومیت موفقیت چیجوری